System Librarian: Profesi Sangat Dibutuhkan Namun Sedikit yang Mampu

 Profesi system Librarian pada dasarnya dibutuhkan mulai dari perpustakaan kecil (staf kurang dari 5 orang) sampai perpustakaan besar. Sayangnya sedikit sekali lulusan ilmu perpustakaan yang mampu memiliki kompetensi pada level ini.

Pada umumnya yang memiliki keahlian sebagai system Librarian lebih kepada hobi ketika mereka jadi mahasiswa. Bukan karena by design yang disiapkan oleh prodi ilmu perpustakaan. Dampaknya adalah, hanya 5-10% lulusan ilmu perpustakaan yang memiliki kemampuan menjadi system Librarian. Itupun kalau di dalami lagi dari yang ada tersebut tidak lebih dari setengahnya yang memiliki keahlian setingkat senior system Librarian. Hal ini terjadi karena tidak terencana dgn baik keahlian ini. Padahal kalau mengacu dengan kebutuhan yang ada, apabila ada 164 ribu perpustakaan, setidaknya ada 3000 perpustakaan yang membutuhkan system Librarian, baik perpustakaan umum, khusus, dan Perguruan Tinggi.

Untuk hal ini, prodi ilmu perpustakaan, perlu mengembangkan peminatan ini,. Setidaknya 30-50 % mahasiswanya diarahkan memiliki keahlian sebagai system Librarian.

Kenapa bersifat peminatan? Karena tidak seluruh mahasiswa berasal dari lulusan IPA ketika SMA nya atau memiliki hobi  yang berhubungan dengan TI.

System Librarian secara garis besar adalah pustakawan atau pengelola informasi yang memiliki kompetensi khusus terkait dengan bidang Teknologi dan Sistem Informasi. Mengenai kompetensi yang perlu dimiliki, beragam literatur yang membahas hal ini cukup banyak. Bahkan dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun 2021 tentang KKNI bidang Perpustakaan juga sudah memasukkan dalam salah satu okupasi jabatan.

Dalam KKNI bidang Perpustakaan, terkait system librarian ada dalam 2 jenjang, yaitu:

Jenjang Kualifikasi 6 : Pustakawan sistem pemula dan tenaga teknologi informasi  perpustakaan

Jenjang Kualifikasi 7 :    Pustakawan sistem mahir

Unit kompetensi yang perlu dikuasai adalah sebagai berikut:

a.        Pustakawan Sistem Pemula

Deskripsi : Pustakawan yang bertanggung jawab untuk mengelola teknologi informasi yang digunakan di Perpustakaan dengan menggabungkan prinsip-prinsip kepustakawanan dan kemampuan teknologi komputer.

 

Adapun Kompetensi yang dibutuhkan sebagai berikut:

-          Menginstal aplikasi otomasi perpustakaan

-          Membuat website perpustakaan

-          Merancang portal perpustakaan

-          Mengelola struktur metadata

-          Melakukan copy cataloguing berbasis computer

-          Menyusun rencana kerja dan anggaran kegiatan perpustakaan

-          Merancang system perpustakaan digital

-          Mengelola repositori institusi

-          Mengelola metadata koleksi digital

-          Menggunakan perangkat lunak pengolah kata tingkat dasar

-          Menggunakan perangkat lunak presentasi tingkat dasar

-          Menggunakan perangkat lunak pengolah kata tingkat lanjut

-          Menggunakan perangkat lunak lembar kerja tingkat lanjut

-          Menggunakan perangkat lunak pengakses surat elektronik

-          Melakukan instalasi sitem operasi

 

b.        Tenaga teknologi informasi perpustakaan

Deskripsi : seorang pekerja di Perpustakaan yang tidak memiliki latar belakang Pendidikan perpustakaan namun memiliki pengetahuan, pemahaman teknis tentang praktik serta operasional perpustakaan dan dapat berkontribusi dalam kesehariannya khususnya dalam penggunaan teknologi di Perpustakaan, seperti, jaringan internet, pembuatan website, otomasi dan sebagainya.

 

Adapun kompetensi yang dibutuhkan terdiri dari:

-          Menginstal aplikasi otomasi perpustakaan

-          Membuat website perpustakaan

-          Merancang portal perpustakaan

-          Mengumpulkan kebutuhan teknis pengguna yang menggunakan jaringan

-          Mengumpulkan data peralatan jaringan dengan teknologi yang sesuai

-          Merancang penglamatan jaringan

-          Menyiapkan kabel jaringan

-          Memasang kabel jaringan

-          Memasang jaringan nirkabel

-          Memasang jaringan ke dalam system jaringan

-          Mengkonfigurasi Switch pada jaringan

-          Mengkonfigurasi routing pada perangkat jaringan dalam satu autonomous system

-          Memperbaiki kerusakan konfigurasi jarigan

-          Memelihara jaringan

-          Mengganti perangkat jaringan sesuai dengan kebutuhan baru

-          Mengevaluasi jaringan computer untuk pengembangan masa depan.

 

c.         Pustakawan Sistem Mahir

Deskripsi : Pustakawan yang memiliki tanggung jawab dalam merencanakan, mengelola, dan mengembangkan sumber daya teknologi informasi di Perpustakaan.

 

Unit kompetensi yang dibutuhkan terdiri dari:

-          Merancang otomasi perpustakaan

-          Merancang system perpustakaan digital

-          Mengelola repositori institusi

-          Merancang portal perpustakaan

-          Melakukan kajian multidisiplin bidang kepustakawanan

-          Membuat rencana strategis perpustakaan

-          Membuat pedoman

-          Merancang pengelolaan sarana dan prasarana perpustakaan

-          Melakukan monitoring pelaksanaan pengelolaan perpustakaan

-          Menginstalasi aplikasi portal perpustakaan

-          Membuat produk multimedia untuk perpustakaan

-          Mengelola e-resources

-          Mengelola jurnal elektronik

-          Mengoptimalkan kinerja sistem jaringan

-          Memelihara jaringan

Dalam praktiknya, system Librarian di perpustakaan, harus menguasai segala pernak-pernik tentang TI mulai dari hulu ke hilir atau sejak perencanaan sampai evaluasi.

Mulai dari perencanaan, seorang system Librarian harus mampu merancang sistem informasi perpustakaan dan Lembaga informasi tidak hanya jangka pendek namun sampai jangka panjang. Mulai dari kebutuhan servernya berapa besar dalam 10-15 tahun ke depan dengan memprediksi perkembangan koleksi, jumlah pemustaka, transaksi yang terjadi, dan perkembangan TI itu sendiri. Sampai dengan harga dan belinya di mana. Jadi, kemampuan ini tidak sekadar di sisi teknis namun juga dari sisi konseptual dan penganggaran, termasuk kemampuan untuk meyakinkan pimpinan atas perencanaan yang disusun. Pada tahap perencanaan ini pula, seorang system Librarian harus mampu juga membreak down secara detail perencanaan tahapan yg perlu dikembangkan dalam hitungan tahun sampai pemeliharaan, pergantian perangkat dan pengembangan software yang dibutuhkan.

Dalam tahap pelaksanaan, seorang system Librarian dianggap tahu segala hal tentang TI, mulai dari pasang jaringan, instalasi dan penyiapan komputer, instalasi software, instalasi web, dan memperbaiki komputer skala ringan (IT Help Desk).

Selain itu, seorang system Librarian diharapkan dapat membuat aplikasi database dan dapat pula mengintegrasikan beragam software yang ada di perpustakaan untuk dijadikan semacam portal atau menghubungkan dgn software lain seperti dengan bidang SDM, keuangan, dan lainnya.

Pada tahap evaluasi, seorang system Librarian diharapkan mampu mengevaluasi keberhasilan, kegagalan dan penyebab serta tawan solusi yang diperlukan dalam pengembangan kebutuhan TI di perpustakaan tersebut.

Besar kecilnya perpustakaan berpengaruh terhadap kebutuhan System Librarian. Untuk Perpustakaan Kecil namun fokus kepada Perpustakaan Digital, maka kompetensi berhubungan dengan pengembangan situs, pengembangan aplikasi pangkalan data dan portal perpustakaan, kemampuan penentuan aplikasi yang tepat untuk kebutuhan pengelola perpustakaan serta pengelolaan server perpustakaan baik cloud dan intranet sangat dibutuhkan. Adapun untuk Perpustakaan Besar, selain kebutuhan teknis pada perpustakaan kecil, kemampuan manajerial terkait system informasi, kemampuan jaringan system informasi, dan pengelolaan SDM sangat dibutuhkan.

Dengan demikian, system librarian mahir tidak saja mampu secara teknis terkait teknologi informasi, namun menguasai pula kemampuan manajerial dan kepemimpinan dalam pengembangan perpustakaan, baik kebutuhan teknologi informasi perpustakaan secara umum maupun pengembangan perpustakaan digital, termasuk apabila perpustakaan tersebut bagian dari korporasi bisnis digital yang tentu saja kebutuhan TI nya jauh lebih dominan.

Berdasarkan kebutuhan kompetensi yang ada, maka peminatan terhadap system librarian ini memang sudah perlu dibangun sejak tingkat 2 setidaknya setelah mereka memahami kondisi yang ada terkait dengan bidang yang akan mereka tekuni, baik dalam konteks kelembagaan perpustakaan maupun Lembaga yang terkait dengan pengelolaan informasi. Dalam konteks kurikulum merdeka, hal ini relatif memungkinkan. Bahkan mahasiswa layaknya mahasiswa kedokteran, dapat memperdalam kemampuan mereka dengan belajar sebagai system librarian dengan syarat di perpustakaan memiliki system librarian.

Selain itu, prodi ilmu perpustakaan perlu memfasilitasi mahasiswa dengan adanya komunitas mahasiswa yang tertarik dengan TI dan ada staf pengajar yang menjadi pembinanya. Mereka diarahkan untuk aktif mengembangkan proyek-proyek TI di bidang ilmu perpustakaan ataupun mengikuti kejuaran dan festival terkait TI sehingga mereka selalu mendapatkan tantangan yang menarik terkait pengembangan TI di bidang perpustakaan. Jangan lupa fasilitasi pula dengan dukungan lab computer yang memadai.

Cibinong, 5 Agustus 2022

Pentingnya Perpusnas Membangun Perpustakaan Penghubung di Setiap Provinsi

 Perpustakaan Penghubung:

-       Mengumpulkan seluruh karya rekam dan karya cetak yang ada di Propinsi tersebut sesuai amanat UU Nomor 13 Tahun 2018 tentang SKCKR

-       Perwakilan Pusdiklat menyelenggarakan Diklat bagi Tenaga Perpustakaan di Propinsi tersebut sebagai bagian dari strategi Perpusnas memiliki tenaga perpustakaan yang dapat menjadi agen-agen perubahan di propinsi tersebut.

-       Menjadi informan bagi Perpustakaan Nasional dalam mengumpulkan berbagai data yang dibutuhkan dalam pengembangan perpustakaan di propinsi tersebut.

-       Penghubung ragam kebijakan yang di Perpusnas untuk diterapkan di propinsi tersebut.

Untuk itu, setiap Perpustakaan Penghubung terdiri dari:

Sub Koordinator penghubung Propinsi

Perwakilan pustakawan Deposit

Perwakilan pustakawan pengolahan bahan pustaka

Perwakilan pustakawan Diklat

Perwakilan pustakawan akreditasi

 

Keempat perwakilan diharapkan dapat berperan multitasking dalam pelaksanaannya di Perpustakaan Penghubung, walau tupoksi nya sesuai perwakilan, namun mereka harus dapat saling membantu apabila ada load kerja perwakilan lainnya yang cukup besar.

SUBJECT SPESIALIS

 Rabu siang yang cerah, menjelang liburan Natal tahun 2020, saya bersama istri dan salah satu teman berkunjung ke PUSTAKA Bogor. Kami pun bersilaturahmi dengan beberapa pustakawan senior PUSTAKA. Dari obrolan tersebut, ada satu pertanyaan menarik yang memantik diskusi lebih lanjut, yaitu, “ Apakah Perpustakaan Khusus perlu ada Subject Spesiasilis? “ Spontan saya menjawab,”Iya Bu, Perpustakaan Khusus idealnya memiliki Subject Spesialis. Tapi...” Saya sambil teringat diskusi ini pernah diobrolkan pada awal-awal berdirinya Perpustakaan Hukum Daniel S Lev , “....Subject Spesialis yang dibutuhkan benar-benar pakar, Bu. Bukan sekadar Sarjana bidang yang terkait dengan Perpustakaan Khusus tersebut, namun orang yang mumpuni dan memiliki keluasan referensi dan jaringan keilmuan dibidang tersebut.” Lebih lanjut saya menjelaskan,”Kalau dianalogikan, yang menjadi subject spesialis levelnya sudah seperti Editor atau reviewer Jurnal, atau kalau membahas suatu buku, levelnya sudah pada tatanan book review, bukan lagi resensi buku atau sinopsis buku.”

Dalam obrolan singkat tersebut, saya hanya mengatakan,”Kalau mau rekrut subject spesialis, seandainya ada peneliti ahli yang memang sudah kesulitan melakukan penelitian lapangan karena keadaan yang tidak memungkinkan  dan tertarik sekali untuk berkontribusi dalam pengembangan riset melalui tinjauan literatur mungkin bisa minta beliau yang menjadi subject spesialis. Kalau rekrut baru, bisa jadi hanya jadi batu loncatan saja untuk pindah ke bidang yang lain.” Pembicaraan berikutnya lebih kepada isu jejaring kerja sama karena PUSTAKA memiliki posisi yang kuat menjadi Induknya ragam Pustaka bidang pertanian di Indonesia.

Sekembali ke rumah karena kebetulan memang juga sedang mempersiapkan perencanaan Perpustakaan Hukum Daniel S Lev dan Knowledge Center nya YSHK, teringat kembali mengenai Subject Spesialis ini. Ketika Perpustakaan Hukum Daniel S Lev, para pimpinan ketiga lembaga (waktu itu STHI Jentera belum lahir), salah satu yang dibahas mengenai pengembangan koleksi dan layanan perpustakaan hukum Daniel S Lev. Karena memang perpustakaan ini lebih sebagai perpustakaan riset, maka pemustakanya adalah orang-orang yang sedang melakukan riset, baik itu peneliti, mahasiswa, dan profesi hukum lainnya yang akan atau sedang melakukan riset di bidang hukum. Pimpinan menyadari bahwa sangat berat kalau pustakawannya nggak ada yang mendampingi dalam pengembangan perpustakaan ini. Oleh karena itu, mereka bersepakat perlu ada semacam subject spesialis dan mereka menyebutnya kurator, untuk mendampingi pustakawan berkonsultasi atau ada hal-hal yang tidak dimengerti. Ketika itu, ditunjuklah beberapa orang yang memang rajin ke perpustakaan ketika sedang melakukan riset. Ada yang ahli di bidang tata negara, sosiologi hukum, hukum pidana maupun hukum bisnis.

Peneliti yang diminta bantuan menjadi “Subject Spesialis” ini dengan senang hati membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan berat yang disampaikan pemustaka melalui perpustakaan. Mereka juga aktif menyampaikan hal-hal terbaru berkaitan dengan trend dan prediksi ke depan berkaitan dengan bidang mereka. Mereka juga aktif memberikan usulan terhadap pengembangan koleksi, jejaring yang berhubungan dengan bidang mereka sampai program apa yang dapat dikembangkan perpustakaan sesuai dengan trend dan kebutuhan berdasarkan perkembangan riset yang ada di bidang mereka.

Kembali lagi pertanyaan awal, apakah perlu subject spesialis dengan merekrut lulusan sarjana pada bidang tersebut dan dididik menjadi pustakawan? Jawabannya tergantung sebenarnya. Tergantung kebijakan di institusi tersebut. Kalau di tempat saya bekerja bisa jadi nggak perlu, namun institusi lain perlu, khususnya di lembaga pemerintah. Namun, lagi-lagi secara pribadi saya berpendapat ada beberapa skenario yang bisa dikembangkan, yaitu:

1.         Subyek Spesialis bersifat ad-hoc atau tugas tambahan bagi peneliti. Contoh kasus yang terjadi di tempat saya bekerja.

2.   Pustakawan yang telah lama bekerja di perpustakaan tersebut dan memang benar-benar serius mendalami bidang tersebut mengembangkan dirinya sebagai subject spesialis dengan mengikuti pendidikan formal sesuai dengan bidang perpustakaan khusus tersebut. Bisa melalui lanjutan pendidikan jenjang S2 atau kembali kuliah jenjang S1. Beberapa perpustakaan khusus sepertinya ada pustakawan yang mencoba mengembangkan dirinya melalui konsep ini.

3.      Merekrut sarjana dibidang yang menjadi kekhususan perpustakaan tersebut dan bersedia menjadi pustakawan yang fokus sebagai subject spesialis yang mengembangkan layanan referens sesuai dengan bidangnya tersebut.

Kembali lagi hal ini tergantung dari strategi masing-masing perpustakaan khusus dalam mengembangkan layanannya kepada para pemustakanya.

PERPUSTAKAAN DAN PENGEMBANGAN PENERBITAN DIGITAL (E-PUBLISHING) BERBASIS KOMUNITAS

Every Book Its Reader

Ranganathan

Pengantar

Beberapa bulan yang lalu saya pernah mendampingi senior saya rapat persiapan Hari Pramuka di Kantor Dinas Pendidikan DKI Jakarta. Ruang rapatnya disebut perpustakaan. Kebetulan karena ruangannya masih baru, terlihat hanya ada beberapa rak dan buku saja di ruangan tersebut. Yang lengkap malah alat untuk olahraganya.

Iseng-iseng setelah selesai rapat saya lihat-lihat buku yang ada di sana. Ternyata sebagian buku yang ada merupakan karya-karya siswa SMA. Sayang buku-buku tersebut tidak nampak Nomor ISBN-nya. Banyak karya-karya seperti ini hanya dicetak terbatas. Padahal, kalau memang ingin serius mengembangkan kemampuan menulis mayarakat, maka harus ada institusi, baik itu pemerintah, swasta dan masyarakat melalui komunitas yang ada untuk memfasilitasi tulisan ini agar dapat diakses lebih luas.

Ketika berbicara buku, maka idealnya ada pihak yang menerbitkan buku tersebut.Secara sederhana, ada beberapa kelompok penulis. Setidaknya yaitu:

1.      1.  Bagi para penulis yang memiliki anggaran cukup, biaya penerbitan buku karyanya relatif nggak terlalu jadi masalah, apalagi kalau penulis tersebut seorang pejabat atau pengusaha besar.
2. Adapula penulis yang karena memang profesinya, maka penulis tersebut bekerjasama dengan penerbit besar agar karyanya dapat dinikmati banyak orang dan berpengaruh terhadap penghasilan penulis tersebut.
3.   Berikutnya penulis yang merupakan kalangan akademisi atau peneliti. Tulisannya selain menjadi laporan penelitian atau modul mata kuliah yang diampunya, maka agar makin banyak yang mengetahui penelitian atau berkembang pembahasan perkuliahannya, maka penulis tersebut bekerjasama dengan penerbit agar karyanya banyak pula yang membacanya. Biasanya untuk penulis ini bekerjasama dengan penerbit kampus atau penerbit komersial yang memang banyak bergerak di ranah akademik.
4. Ada pula penulis yang karena tuntutan profesinya agar menghasilkan karya dalam bentuk tulisan khususnya buku, maka bukunya  diterbitkan oleh organisasi profesi atau komunitas.

Dari ke empat jenis penulis ini, tentu saja masing-masing memiliki standar nya masing-masing. Standar yang cukup ketat umumnya, adalah untuk penerbit komersial , penerbitan kampus atau lembaga riset. Adapun penerbitan profesi dan komunitas sangat tergantung dengan kemampuan menulis anggotanya masing-masing.

Tentu saja, sebagian besar penulis (apapun profesi utamanya) berharap karyanya diterbitkan oleh penerbit besar atau penerbit profesional. Kenapa? Karena kemungkinan karyanya dibaca oleh orang banyak lebih luas. Umumnya penerbit profesional akan berusaha buku yang diterbitkannya tersebut disebar ke berbagai toko buku besar, seperti  Toko Buku Gramedia dan Gunung Agung misalkan. Namun, untuk mencapai kualitas penulis yang dilirik oleh penerbit besar tentu saja membutuhkan jam terbang yang tinggi, dikenal publik dan karyanya umumnya populer di masyarakat. Bagaimanapun penerbit profesional tentu harus berhitung apakah buku tersebut laku dipasaran atau tidak.

Lalu, bagaimana bagi anggota masyarakat yang baru mulai mencoba menghasilkan karya dalam bentuk buku?

Kalau melihat dari upaya memudahkan pengukuran literasi masyarakat yang dikembangkan Perpustakaan Nasional RI, ada 4 aspek yang menjadi ukuran penilaian keberhasilan literasi di masyarakat. Yaitu....

Dari ke empat aspek tersebut yaitu kemampuan menulis. Saat ini budaya menulis masyarakat sebenarnya relatif sudah ada potensi untuk dikembangkan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, kemampuan menulis masyarakat sudah terlihat. Setidaknya apabila melihat postingannya di media sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, WA dan lain-lain, setidaknya ada tulisan yang mereka sampaikan. Dari pengalaman-pengalaman ini kemudian dikembangkan menjadi kemampuan menulis yang rinci, detail dan panjang, maka memungkinkan tulisan anggota masyarakat tersebut menjadi suatu karya dalam bentuk buku.

Membangun Ruang Kerja di Rumah

Mendengar kebijakan pimpinan kantor WFH di perpanjang sampai akhir Juni, barulah terpikir harus benar-benar serius memiliki ruang kerja yang nyaman di rumah. Terlebih, setelah rapat Selasa lalu, ada rencana untuk mengembangkan konsep virtual office. Berhubung kantor bergerak di ranah riset dan pendidikan hukum yang memang tidak harus bekerja di kantor, terpenting ada laptop, ada jaringan internet, ada telepon, ada scanner, ada mesin fax (ini jarang dipakai sih, apalagi kondisi saat ini). Kebetulan seluruh perangkat ini ada di rumah.

Sedikit cerita tambahan, sebulan pertama kerja di rumah, yang ada lebih sibuk mengatasi ketakutan dan kepanikan sendiri terhadap Covid-19 ini. Susah tidur, sibuk lihat berita Covid-19 ditambah melihat rekaman kematian yang banyak beredar di berita dan media sosial makin kacaulah pikiran. Berhubung selama ini saya memiliki riwayat penyakit gejala paru-paru. Kalau sudah kena batuk, sering bunyinya bikin parno orang yang mendengarkannya. Terlebih beberapa kali menemani istri ke RS Persahabatan membesuk Tante yang terkena virus ini. Alhamdulillah, melihat Tante berhasil sembuh dan melihat adik yang bekerja di RS Persahabatan sehat wal afiat walau bekerja di RS tersebut kondisinya sehat (semoga Allah SWT selalu melindunginya) berangsur saya pun berhasil mengatasi kepanikan ini.

Kembali ke urusan ruang kerja, setelah mendengar kabar ada rencana WFH diperpanjang, terpikir nggak bisa seperti ini model kerja WFH ini. Syukurlah, mendadak ada ilham setelah kedatangan teman di rumah. Selama ini bekerja di rumah selalu nomaden. Kadang di ruang tamu, kamar anak, bahkan di dapur. Berhubung sudah di atas 40 tahun, kalau kelamaan bersila kaki sering kesemutan. Belum ditambah godaan lainnya, seperti main sama anak, nonton TV dan lain-lain. Kalau ada rapat virtual pun sering kebingungan, karena tidak ada tempat nyaman.

Kamar kemudian diubah setting-nya. Meja yang selama ini hanya jadi tumpukan barang di dapur, pun dipindahkan ke kamar. Kebetulan karena berlangganan akses Wi-Fi dan ada tambahan router, dimintalah ke pihak MyRepublic untuk menggunakan router tersebut. Jadilah ruang kerja yang nyaman deh, setidaknya versi saya pribadi.

Setelah ini, bersiap untuk mengembangkan konsep Perpustakaan Tanpa “Perpustakaan” atau Pustakawan tanpa “Perpustakaan”. Ini menjawab tantangan ke depan, apalagi kerja peneliti di kantor dengan konsep “Virtual Office” dan “Blended Learning” untuk proses pembelajaran di STHI, perpustakaan sudah harus siap dengan konsep Perpustakaan Tanpa “Perpustakaan” atau Pustakawan tanpa “Perpustakaan”.

Rekod Elektronik: Pemahaman Awal

A.      Definisi

Perkembangan teknologi dan informasi ternyata berpengaruh kepada perkembangan pengelolaan rekod. Kemajuan teknologi dan informasi mulai banyak merubah kebiasaan manusia, khususnya yang sudah terjangkau teknologi internet dan menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Apabila sebelum internet belum banyak dikenal masyarakat, komunikasi manusia didominasi dalam bentuk tercetak. Perkembangan internet yang begitu cepat dan diterima masyarakat dengan cepat pula berpengaruh besar kepada dunia manajemen rekod.

Salah satu hal yang sangat berpengaruh dalam manajemen rekod maupun arsip adalah berkembangnya rekod elektronik. Rekod elektronik pada umumnya menyatakan satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta (2011) menyatakan bahwa rekod elektronik pada dasarnya merupakan arsip yang berisi informasi yang hanya bisa dibaca melalui bantuan mesin. Seringkali arsip elektronik  disebut Machine-readable records (arsip baca mesin).  Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Pengertian ini tidak jauh berbeda dengan pendapat yang dikemukakan oleh Saffady (2009) yang berpendapat rekod elektronik merupakan rekod yang isinya dapat dibaca dengan menggunakan mesin agar seseorang dapat membacanya untuk mendapatkan informasi. Rekod elektronik dapat berisi berbagai jenis informasi. Kebanyakan dokumen elektronik dalam bentuk spread sheet , word processing, surat elektronik, rekaman suara, foto, video, dan grafis.

Parker (2011) berpendapat rekod elektronik merupakan rekod yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses dan dirubah. Dalam hal ini, rekod seringkali mengacu pada rekod yang terbacakan oleh mesin, yang umumnya informasi yang terkandung di dalamnya harus dibaca oleh komputer atau mesin dalam bentuk lain yang sekiranya dapat membaca rekod tersebut. Pengertian ini berkaitan pula dengan rekod gambar elektronik berupa foto digital termasuk dalam hal ini mikrofilm ataupun optical disk. Lebih lanjut Walliman (2011) melengkapi dengan berpendapat bahwa rekod elektronik merupakan rekod yang diciptakan dengan menggunakan berbagai aplikasi perangkat lunak yang berkembang dalam teknologi informasi.

Pengertian yang tidak jauh berbeda terdapat dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan yang menyatakan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Hal ini mengacu kepada Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang menyebutkan mengenai pengertian dokumen elektronik. Dokumen elektronik dalam undang-undang tersebut merupakan setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Kementerian ini secara operasional melihat dokumen elektronik sebagai dokumen fisik yang telah dielektronikkan dan dokumen yang penciptaannya dalam bentuk elektronik.

Pendapat lainnya mengenai pengertian rekod elektonik dikemukakan oleh Budiman (2009) yang menyatakan bahwa arsip elektronik merupakan arsip media baru yang membacanya menggunakan peralatan khusus, seperti arsip baca mesin dan arsip pandang dengar. Arsip ini terdiri dari arsip rekaman suara yang isi informasinya terekam dalam dalam sinyal suara, arsip video yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik, dan arsip elektronik yang isi informasinya berupa apa saja dengan penciptaannya menggunakan media teknologi informasi khususnya komputer.

Berbagai pengertian rekod elektronik tersebut terlihat bahwa rekod elektronik berkaitan erat dengan kebutuhan atas alat elektronik, baik itu komputer, microreader ataupun alat lain untuk membaca rekod sesuai dengan bentuknya. Di satu sisi kemajuan teknologi informasi ini mempermudah manusia untuk mendapatkan dan mengetahui informasi, namun bagi pengelola rekod hal ini menimbulkan tantangan tersendiri dalam pengelolaannya. Tidak saja sekadar menangani rekod itu sendiri, namun berhubungan dengan budaya lingkungan tempat dia bekerja agar suatu rekod sejak mulai diciptakan sudah harus dapat dikelola oleh pengelola rekod.

B.       Penyimpanan dalam Rekod Elektronik

Rekod elektronik dalam bentuk teks biasanya kapasitas yang dibutuhkan tidak terlalu besar. Namun, apabila suatu organisasi aktif banyak berhubungan dengan dokumen-dokumen media elektronik, seperti foto, film, rekaman suara, dan gambar, maka pengelola rekod perlu menyiapkan kapasitas yang besar untuk penyimpanannya. Dokumen-dokumen elektronik media sangatlah sulit apabila disimpan dalam  CD, karena akan sangat banyak CD yang harus disiapkan. Walau demikian, Saffady (2009) berpendapat media magnetik dan media optik termasuk yang sering pula digunakan dalam penyimpan rekod elektronik.

Resiko yang terlihat jelas berkaitan dengan penyimpanan rekod elektronik menurut Sugiharto (2010) yaitu rekod harus selalu melakukan migrasi agar tetap dapat diakses. Sugiharto mencontohkan disket yang menampung kapasitas 1, 4 MB populer digunakan pada era 1990-an. Namun, sejak tahun 2010 sudah sulit mendapatkan komputer baru yang dilengkapi alat yang membaca disket tersebut, floopy disk. Untuk itu, agar informasi yang ada dalam disket bisa dibaca perlu dipindahkan ke media yang lebih baru seperti flash disk atau media lainnya.

Pada umumnya media penyimpanan rekod menurut Walliman (2011) berupa:

-          Hard disk. Media penyimpanan ini memiliki berbagai jenis kapasitas penyimpanan, biasanya disimpan dalam komputer personal atau server sederhana.

-          Magnetic tape. Media penyimpanan ini seringkali digunakan untuk membuat back-up data. Magnetic tape disukai untuk penyimpanan jangaka panjang dan penyimpanan arsip ukuran medium. Pada umumnya digunakan sebagai backup rekod.

-          Redundat Array of independent disks (RAID). RAID menyediakan konfigurasi penyimpanan yang besar dengan keuntungan dapat menyebarkan data lintas jajaran hard drive dengan memperkecil kemungkinan hilangnya data apabila salah satu drive rusak. Penyimpanan melalui RAID dimungkinkan menggunakan desktop komputer yang khusus untuk menyimpan rekod elektronik.

-          Videotape. video tape digunakan untuk rekod aktifitas personal dan program televisi. Namun, saat ini sudah mulai berkurang penggunaannya seiring dengan perkembangan kemudahan orang untuk merekam suara dan film dalam bentuk digital, khususnya untuk kebutuhan internal.

Walliman (2011) berpendapat ketika disk mangnetik telah penuh maka perlu dipindahkan ke kapasitas yang lebih besar atau menambah kapasitas hard disk. Dengan menggunakan media pemindahan atau hard disk eksternal ada beberapa keuntungan, yaitu:

-          Media pemindahan dapat disimpan dalam lemari penyimpanan, ruang tersendiri, atau tempat lain yang aman untuk mencegah pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk akses.

-          Media pemindahan dapat digunakan oleh sistem komputer lain dengan sistem yang sama.

-          Media pemindahan dapat digunakan untuk mem-backup hard drives konvensional dan mengembalikan rekod elektronik apabia hard drive utama mengalami kerusakan.

-          Media pemindahan dalam bentuk hard disk dapat digunakan dengan perangkat identikal jika media pemindahan dalam bentuk hard drive mengalami kerusakan.

Salah satu alat alih bentuk dokumen adalah scanner. Alat ini digunakan untuk melakukan alih bentuk dari tercetak ke dalam bentuk elektronik sebagai bagian dari proses penyimpanan. Pada umumnya dokumen dialih bentuk ke dalam format Optical character recognition (OCR).  Dengan format ini, suatu dokumen dapat dengan mudah dirapikan dan diedit serta diubah dibandingkan apabila memindai dalam format image yang tidak bisa diedit dan dirubah.

Teknologi lain yang seringkali digunakan adalah Bar code dan radio frequency (RFID) yang merupakan bagian dari proses entri data. Alat ini digunakan untuk  memudahkan dalam melakukan penelusuran temu kembali rekod tercetak yang ada di rak penyimpanan.

Lebih lanjut Walliman (2011) berpendapat dalam melakukan penyimpanan media rekod elektronik, penelusuran rekod elektronik menjadi perhatian utama. Untuk itu, pengindeksan rekod elektronik diperlukan untuk mengetahui dengan cepat tempat penyimpanan dan temu kembali rekod atau informasinya. Pengindeksan dapat memberikan penjelasan mengenai letak, pengelompokan, penelusuran dan pengelolaan dokumen. Pengindeksan yang baik dapat pula menekan biaya dan resiko hukum, memenuhi standar yang tepat, dan meningkatkan produktifitas. Selain itu, berkaitan dengan rekod elektronik, salah satu manfaat pengindeksan berkaitan dengan retensi rekod. Redundansi informasi, kompabilitas dan stabilitas media serta akses selalu berhubungan dengan retensi arsip.

Pengindeksan perlu perencanaan yang matang dan dalam pengambilan putusan perlu memerhatikan apa saja yang akan diindeks dan indeks mana yang akan digunakan. Pada sistem penyimpanan rekod fisik, pengindeksan melibatkan unit-unit dan kadangkala subyeknya. Pengindeksan berbasis komputer dalam hal ini rekod elektronik mirip seperti unit-unit namun dinamakan ruas-ruas dan subyek yang menjadi kata kuncinya. Ruas-ruas indeks dapat digunakan dalam pengkategorisasian dokumen, jejak tanggal penciptaan atau tanggal retensi, atau menetapkan subyek. Sama seperti dalam sistem rekod fisik, indeksing rekod elektronik memiliki esensi untuk menemukan dan melakukan penelusuran informasi yang benar.

Pengindeksan pada rekod komputer proses utamanya adalah memutuskan nama atau kode kemana rekod tersebut akan disimpan dan temu kembalinya. Koding dalam rekod berarti memasukan penandaan kode atau penamaan file untuk penyimpanan. File elektronik seringkali ditandai secara sembarangan dengan nama file yang disingkat yang hanya diketahui oleh pencipta dokumen tersebut. Untuk itu perlu ada pengaturan dalam penamaan file sehingga tidak hanya pencipta dokumen tersebut yang mengetahui apa nama filenya. Dokumen yang dialih bentuk dengan menggunakan OCR akan memudahkan dalam temu kembali karena dapat ditelusur dengan menggunakan kata kunci yang dapat diambil dari isi teks yang tertulis dalam suatu dokumen.

Rekod elektronik perlu diidentifikasi untuk memudahkan penelusuran, penggunaan dan penempatan rekod apakah akan disimpan atau dimusnahkan. Konsekuensinya, pengguna perlu mengenali kategori dan sub kategori kepemilikan informasi elektronik. Untuk itu, dibutuhkan direktori dan subdirektori yang cocok pada komputer mereka dimana informasi tersebut akan disimpan. Pada proses ini diperlukan konsistensi dalam penamaan rekod, penamaan direktori dan sub direktori. Indeks atau log atas suatu direktori, sub direktori dan penamaan rekod harus selalu diperbaharui dan mudah diakses oleh pegawai pencipta rekod dan penyimpan rekod elektronik. Misalkan rekod pertemuan,  buat penamaan file secara spesifik berdasar tanggal pertemuan. Indeks atau log dapat memperlihatkan seluruh penamaan subdirektori dibawah direktori utama, kemudian dapat diberikan penamaan seragam untuk rekod yang ada dalam suatu direktori.

Penyimpanan rekod berkaitan pula dengan gudang data. Gudang data adalah koleksi data yang didesain untuk mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Gudang data berisi data yang saat ini menggambarkan kondisi bisnis dalam poin tunggal pada satu waktu. Gudang data termasuk sistem yang mengekstrak data dari sistem operasi dan sistem gudang database yang menyediakan akses fleksibel ke data. Gudang data dibutuhkan untuk mengarahkan kepada kombinasi berbagai seluruh database yang berbeda dalam suatu organisasi. Rekod dapat dihimpun dari berbagai aplikasi, platform dengan sistem terbuka, dan alat penyimpanan yang disiapkan untuk presentasi ke manajemen dalam pengambilan keputusan atau tujuan bisnis lainnya. Sebagai contoh, para eksekutif dapat menelusur dan menghimpun rekod elektronik dari berbagai unit kerja yang dapat membantu mereka dalam menilai keuntungan yang diperoleh oleh organisasi mereka. Untuk itu penamaan rekod atau pelabelan dengan penyimpanan yang akurat dan penelusuran menjadi sangat penting. Di dalam pemrosesan data terpusat, butuh banyak informasi yang disampaikan melalui label.

C.      Retensi Rekod Elektronik

Pengelolaan rekod elektronik sangatlah kompleks sebagai suatu usaha yang menjadikan proses pengelolaan koleksi elektronik mulai dari kreasi atau penciptaan, menangkap dan organisasi atas rekod elektronik. McLeod dan Cathering Hare (2005) berpendapat bahwa rekod elektronik memiliki berbagai bentuk dan variasi. Untuk itu, perlu adanya pengaturan mengenai masa hidup rekod khususnya rekod yang akan disimpan permanen. Hal ini berkaitan erat dengan preservasi jangka panjang untuk rekod yang memiliki nilai historis yang membutuhkan perhatian terus-menerus, khususnya media untuk membaca informasi yang terkandung dalam rekod elektronik tersebut.

Penjadwal retensi menurut Saffady (2009) merupakan salah satu karakteristik pekerjaan dalam pengelolaan rekod dan salah satu aspek fundamental bagi praktisi manajemen rekod. Dalam pengelolaan rekod elektronik penjadwalan retensi merupakan salah satu komponen utama dalam manajemen rekod elektonik. Retensi pada rekod manajemen merupakan upaya mengelola pengetahuan suatu institusi agar lebih sistematis sehingga panduan berkaitan dengan retensi ini sangat penting untuk menghindari subyektifitas personal yang ada dalam suatu institusi.

Parker (2011) berpendapat bahwa  kebijakan jadwal retensi harus dimiliki dalam pengelolaan rekod elektronik. Salah satu alasannya adalah untuk menghindari terjadinya duplikasi rekod. Duplikasi rekod seringkali terjadi, karena suatu dokumen dalam penciptaannya beberapa kali perbaikan sebelum digunakan atau dikirim. Akibatnya duplikasi seringkali tak terhindarkan. Melalui jadwal retensi ini, seorang arsiparis dapat memastikan rekod mana saja yang perlu disimpan dan mana yang tidak.

Retensi rekod elektronik dibutuhkan pula untuk memastikan media untuk membaca rekod tersebut masih tersedia. Seringkali perkembangan teknologi informasi menyebabkan banyak media penyimpanan digital berubah pula. Apabila pada tahun 1980-an media penyimpanan dalam bentuk floopy disk maka saat ini sudah tidak ada lagi perangkat komputer yang menggunakan floopy disk. Untuk itu, melalui adanya penjadwalan retensi rekod elektronik, pengelola rekod dapat memeriksa apakah rekod yang disimpan tersebut masih bisa digunakan atau tidak. Jadi, sebelum suatu media menghilang, maka seorang pengelola rekod dapat mengalihkan ke dalam media lain.

Begitu pula terjadi pada perangkat lunak. Seorang pengelola rekod harus dapat memastikan bahwa suatu rekod akan selalu dapat dibaca walau telah terjadi perubahan perangkat lunak yang digunakan. Misalkan tahun 2003 pencipta rekod menggunakan Windows tapi tahun 2012 menggunakan Linux. Untuk itu, sebelum berpindah ke Linux pastikan dulu bahwa rekod tersebut tetap dapat dibaca walau sistem operasi jaringan komputer di organisasi tersebut telah beralih sistem.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah stabilitas media mengacu pada lama media tersebut akan dipelihara kualitas keasliannya yang biasanya dilanjutkan penggunaannya. Kegunaan hidup kertas dan fotografik bergantung pada pemanfaatan tanggal berapa media tersebut dapat diakses. Daur hidup media elektronik bergantung pada kapan media tersebut dapat diakses. Stabilitas rekod elektronik biasanya lebih pendek daripada kebutuhan informasi yang adapada media. 

Beberapa cara praktis dalam membantu mempercayai rekod elektonik dapat bertahan lebih lama.

·         Media magnetik dan media harus diperiksa secara berkala. Dalam hal ini termasuk juga pemeriksaaan secara visual sama seperti halnya pemeliharaan dan penelusuran informasi.

·         Disket yang digunakan sebagai tempat penyimpanan inaktif perlu dicek menggunakan defragmentation atau perangkat lunak lainnya dengan memperhatikan ketersediaan perangkat baca melalui komputernya.

·         Kaset perlu diperiksa melalui mempercepat atau memperlambat gerakan pita kaset kemudian dinyalakan untuk mengetahui pita kaset masih dalam kondisi yang baik.

·         Rekod elektronik lainnya dapat digandakan dalam bentuk media baru dengan menentukan waktu berapa lama jadwal retensi untuk rekod elektronik tersebut sehingga dapat selalu dapat dipelihara secara kontinyu dan sistematis. Biasanya penggandaan secara periodik ini dikenal dengan istilah renewing.

·         Penggandaan dapat digunakan sebagai bentuk transfer informasi dari kondisi media penyimpanan yang memburuk. Informasi yang terkandung dalam media digital dapat digandakan tanpa menurunkan kualitas rekod tersebut. Penggandaan sebenarnya membuat pengelolaan rekod elektronik menjadi lebih sulit dan memmbutuhkan komitmen pengelola rekod dan sumber daya yang cukup agar rekod mengikuti perkembangan teknologi sehingga teknologi yang dibutuhkan untuk membaca rekod tersebut selalu tersedia.

·         Migrasi merupakan proses perpindahan data dari satu sistem elektronik ke sistem yang lain, biasanya melalui meningkatkan kemampuan perangkat keras maupun perangkat lunak, tanpa harus menjalani konversi atau pengulangan input data. Rekod elektronik secara berkala harus diperiksa dan dimigrasi secara berkala.  

·         Salah satu media yang sering digunakan adalah rekod dalam bentuk e-mail. Berbagai pesan yang ada dalam e-mail berkaitan dengan rekod suatu organisasi baik itu membahas topik tertentu dalam rapat, berbagai penyusunan proposal, panduan dan dokumen penting lainnya bagi organisasi tersebut. Pengguna biasanya akan memutuskan apakah suatu e-mail disimpan atau tidak, menjadi rekod atau tidak. Kemudian akan disimpan pada folder apa rekod tersebut. Dengan demikian perlu ada kebijakan mengenai retensi e-mail yang berkaitan dengan rekod organisasi.

Retensi e-mail untuk menentukan apakah  suatu e-mail perlu disimpan atau tidak dan dimasukan dalam sistem pengarsipan dalam jangwa waktu panjang. Meskipun suatu email dapat dipindahkan ke dalam bentuk word, namun akan ada beberapa metadata yang hilang. Untuk itu, agar rekod yang ada dalam email dapat disimpan, maka perlu masuk dalam sistem organisasi rekod-baik itu fisik atau elektronik-email tersebut dapat ditransfer ke dalam folder yang sudah disediakan pada server atau hard disk lokal, atau tempat penyimpanan lainnya. 

Apabila e-mail tersebut menggunakan perangkat lunak pengelolaan manajemen rekod maka metadata setiap e-mail masuk langsung dapat diidentifikasi dan dimasukkan dalam database.Metadata tersebut berisi setidaknya bagaimana, kapan, dan oleh siapa sebagai data mengenai e-mail tersebut, serta bagaimana format dari e-mail tersebut. Hal ini berkaitan dengan pengirim dan penerima informasi seperti tanggal dan waktu email tersebut dikirimkan. Dengan demikian, metadata menjadi informasi untuk mengetahui email apa saja yang ada dalam gudang penyimpanan sehingga memudahkan untuk temu kembali e-mail.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam retensi email, yaitu:

*  Implementasikan kebijakan penggunaan e-mail dengan  membersihkan secara reguler setiap file yang tidak aktif atau dibutuhkan dalam kegiatan di masa mendatang atau rekod historis.

*  Ikuti kebijakan e-mail yang telah ditetapkan dan jangan tempatkan dalam pesan email yang sekiranya tidak dibutuhkan atau digunakan dalam pengadilan.

*  Lindungi password

* Selalu log off dari sistem agar tidak ada yang dapat menciptakan, merubah, atau merusak rekod di komputer.

Retensi rekod elektronik dalam bentuk CD, DVD, maupun bentuk lain menjadi sangat penting. Kebanyakan dokumen yang dialih bentuk dalam bentuk rekod elektronik dan disimpan di dalam rekod seringkali terbengkalai. Untuk itu, ada beberapa panduan berkaitan dengan panduan retensi rekod, dalam hal ini ternasuk bentuk mikro:

·         Rekod disimpan selama 3 tahun atau lebih.

·         Rekod disimpan selama 7 – 15 tahun untk rekod disk optical disk dan bentuk mikro.

·         Rekod vital dan arsip seringkali menyimpan dalam bentuk mikri untuk rekod yang suda stabil dan daya tahan lama.

Untuk itu, pengelola depo Arsip harus selalu memiliki jadwal retensi rekod dan pemeriksaan berkala agar rekod yang dikelola dapat terjaga dan segera dilakukan migrasi rekod apabila diperkirakan ada tendensi mengalami kerusakan. Hal ini sama seperti yang dilakukan dalam pengelolaan rekod fisik.

Salah satu hal yang perlu dilakukan pengelola rekod adalah menyusun dan memiliki retensi online. Retensi online menggambarkan waktu untuk melakukan pemeriksaan terhadap perangkat penyimpanan rekod maupun arsip, khususnya media elektronik. Retensi online dapat berjangka hitungan hari, minggu, bulan, namun jarang sekali lebih dari satu tahun. Pemeriksaan untuk rekod yang ada dalam website disebut Nearline. Nearline retention menggambarkan waktu melakukan pemeriksaan media penyimpanan data melalui internet atau website. Hal lain yang perlu dilakukan oleh pengelola rekod adalah retensi total. Retensi total merupakan periode memeriksa dan melakukan retensi atas seluruh bentuk rekod yang ada di komputer. Apabila ada perangkat lunak maupun rekod yang perlu dimusnahkan kemudian dibersihkan dan komputer dipasang perangkat yang memungkinkan untuk membaca rekod yang ada dalam komputer tersebut.

Dalam melakukan pemusnahan rekod elektronik, setiap media memiliki prosedur yang berbeda.

·         Disk magnetik: hilangkan file (s) dari disk dan isi ruang tersebut dengan informasi yang baru. Defragmentasi dan pembersihan disk menggunakan perangkat lunak dapat membersihkan area hard disk atau disket tidak ada lagi file yang telah dikeluarkan.

·         Magnetic tapes: Tandai file atau hapuskan dan timpa kembali ruang yang telah dibersihkan. Biasanya, seluruh file harus dipindahkan ke hard disk, tanda file dihapuskan, dan penanda file ditulis kembali ke pita. Gunakan defragmentasi dan perangkat lunak permbersih disk untuk menulis kembali ke disk.

·         CD-ROM disks-Pindahkan seluruh file ke hard disk, hapuskan file yang telah diseleksi, tulis kembali file ke dalam CD-ROM yang baru. Hancurkan CD-ROM sebelumnya dengan menggunakan mesin penghancur.

·         CD-R. CD-RW disks- Pindahkan seluruh file ke hard disk, hapus file yang sudah dipilih, tulis kembali file ke disk yang sama.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam retensi ini adalah perangkat lunak yang digunakan. Perangkat lunak perlu dipersiapkan dan masuk dalam gudang arsip.

D.      Transfer Rekod Elektronik ke Depo Arsip

Ketika rekod dipindahkan ke rekod inaktif atau depo arsip, penyimpanan secara sistematik menggunakan prosedur penataan berkas (filling) pun dilakukan. Penggandaan penyimpanan, seringkali disebut master copies, pada rekod elektronik seringkali direkam kemudian dipindahkan ke dalam bentuk media magnetik ataupun optik. Penggandaan ini berisi rekod inaktif yang dipindahkan dari hard drive dan jarang digunakan. Penyimpanan copy rekod digunakan apabila terdapat rekod dalam keadaan rusak. Penyimpanan copy rekod dilakukan untuk memulihkan dan memperbaiki rekod jika terjadi kerusakan atau mengalami bencana. Kualitas jangka panjang untuk media penyimpanan magnetik tidak dapat ditentukan. Hal ini karena rekod magnetik dapat rusak oleh temperatur udara yang ekstrem atau antar magnetik terlalu dekat. Untuk itu, rekod vital seharusnya dapat disimpan pada tempat penyimpanan permanen.

Pemindahan media penyimpanan perlu diperhatikan baik itu perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Media optik diperkirakan dapat bertahan kurang lebih selama 100 tahun. Namun perlu dipertimbangkan alat baca untuk membaca media seperti media optik tersebut. Untuk itu, penentuan retensi arsip menjadi sangat penting sehingga dapat mengetahui dan memelihara rekod elektronik secara permanen dan terus mengawasinya dengan baik. Kegiatan migrasi data dari satu media ke media lain sesutu yang tak terhindari untuk pengelolaan rekod elektronik, khususnya rekod yang penciptaan dan pendistribusiannya menggunakan rekod digital.

Pengelola Depo Arsip perlu memperhatikan mana saja yang termasuk rekod vital maupun rekod penting yang penyimpanannya dalam jangka waktu lama maupun permanen. Sebagian pengelola depo arsip menyimpannya dalam bentuk mikrofilm. Apabila rekod yang dikelola adalah rekod digital, maka pengelola depo arsip harus selalu mengikuti perkembangan perangkat lunak dan perangkat keras agar rekod yang dikelolanya dapat selalu terbaca informasi yang terkandung di dalamnya.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perpindahan rekod ke depo arsip adalah keamanan rekod.  Keamanan rekod lebih kepada perlindungan rekod secara fisik terhadap kondisi lingkungan yang ada pada lingkungan kantor seperti bahaya listrik, kerusakan fisik pada CD dan DVD, kelembaban tinggi, cuaca ekstrem dan polusi yang tinggi. Berbagai langkah perlindungan terhadap rekod perlu dilakukan. Misalkan, media optik dan magnetik jangan disimpan dalam tempat yang langsung terkena cahaya matahari, dekat dengan radiator atau tak terlindungi dari sumber panas. Rekod model ini perlu disimpan dalam tempat seperti lemari kabinet tertutup. Berbagai kondisi lainnya juga dapat mengganggu kondisi dari media penyimpanan rekod elektronik, seperti asap rokok dan asap polusi udara. Untuk itu media penyimpan perlu dibersihkan sesuai jadwalnya.

Rekod yang disimpan dalam bentuk media magnetik seringkali memindahkanya dalam bentuk tercetak, disk optikal, atau bentuk mikro dalam jangka waktu yang panjang. Untuk itu pengawasan terhadap keamanan rekod dari kerusakan lingkungan harus terus diwasi. Hal ini dilakukan agar kondisi rekod tetap baik. Khusus rekod vital seringkali tidak dialih bentukkan koleksinya.

Backup rekod yang ada di komputer dan penyimpanan kopi arsip bisa disimpan dalan fireproof cabinets. Hal lain yang perlu dilakukan adalah adanya antisipasi adanya virus yang betebaran. Untuk itu semua dokumen berasal dari satu PC dalam pemindahan data harus hati-hari karena mudah sekali terserang virus.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah pengamanan rekod yang mengarah kepada perlindungan rekod dari akses orang-orang yang tak berkepentingan. Kebijakan pengawasan dan pengendalian menjadikan arsip terlindungi. Untuk itu setiap orang yang ada di kantor harus memiliki user name dan password untuk mengakses rekod.

E.       Teori Siklus Hidup Rekod Elektronik

Teori siklus hidup yang biasanya digunakan dalam pengelolaan arsip tercetak ternyata banyak pula digunakan dalam pengelolaan rekod elektronik. Walliman (2011) membaginya dalam 4 (empat) kehidupan rekod elektronik.

Fase pertama adalah fase penciptaan dan penyimpanan. Secara teknis, suatu rekod, khususnya rekod yang aslinya dalam bentuk elektronik, seperti word, spreadsheet, power point. Ketika rekod tersebut mulai diciptakaan maka seseorang sudah mulai membuka dialog box pens, maka mulai dari sanalah dokumen tersebut menjadi rekod.

Seseorang yang melakukan hal tersebut akan membuka save as, maka akan muncul pilihan rekod tersebut akan disimpan dalam folder apa. Pada tahapan ini salah satu hal terpenting adalah penamaan rekod (filename). Penamaan rekod merupakan penamaan yang unik bagi suatu rekod dengan mengikuti sistem penyimpanan rekod di dalam komputer untuk memudahkan temu kembali rekod dan pengelompokan rekod dalam satu berkas. Dokumen elektronik yang disimpan langsung dalam bentuk digital akan diketahui secara langsung ukuran besaran rekodnya dalam istilah bytes, misalkan KB untuk kilo bytes. Begitu pula diketahui rekod dalam jenis apa, misalkan doc., xlsx., ppt., pdf. Jenis itu akan menentukan dengan perangkat lunak apa rekod tersebut dapat dibaca ketika dibuka.

Setelah rekod tersebut selesai dibuat, dinamakan dan di simpan sebagai sebuah file kemudian rekod tersebut disimpan dalam folder di komputer. Pembagian folder merupakan bagian penting dalam pengelolaan informasi elektronik. Sebuah folder atau seringkali pula disebut direkori dapat dianalogikan sebagai satu berkas rekod mengenai suatu subyek tertentu. Penamaan folder pun perlu diatur untuk memudahkan temu kembali folder tersebut.

Dengan demikian, sangat penting menyusun panduan mengenai kategori atau subyek dalam pengelolaan rekod elektronik. Karena satu folder merupakan satu berkas. Satu folder besar terdiri dari beberapa sub folder. Pada sub folder berisi beberapa sub sub folder dan seterusnya, sesuai dengan skema klasifikasi yang telah ditetapkan oleh pengelola rekod.

Berkaitan dengan folder ini pula pengelola rekod idealnya sudah menyiapkan panduan mengenai pembentukan folder dan penamaan rekod atas berbagai aktifitas organisasi yang dilakukan oleh setiap orang atau unit berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab mereka. Setiap orang di organisasi memiliki kemungkinan menjadi pencipta rekod. Hal ini memudahkan ketika pengelola rekod mengumpulkan berkas-berkas yang ada di setiap komputer pegawai yang ada di organisasi tersebut.

 

Fase kedua adalah fase distribusi dan penggunaan (distribution and use). Pada siklus kehidupan rekod merupakan fase pendistribusian rekod yang telah diciptakan atau dibuat. Kemudian informasi yang terkandung di dalam rekod tersebut digunakan yang disimpan dalam folder sesuai dengan aktifitas yang dilakukan.

Distribusi dapat menggunakan saluran komunikasi sesuai dengan kesepakatan yang ada baik di dalam organisasi tersebut maupun antar organisasi. Ada organisasi yang masih belum bisa menjadikan surat elektronik (e-mail) sebagai surat resmi sehingga seringkali selain dikirim surat elektronik, suatu organisasi mengirimkan pula melalui fax dan tercetak. Jadi, sebenarnya kemajuan teknologi telekomunikasi menambah tugas bagian administrasi bukan mengurangi pekerjaan pegawai administrasi untuk kasus-kasus tertentu.

Distribusi surat elektronik idealnya diatur pula pengelolaannya melalui pembentukan folder-folder yang ada sesuai dengan jenis surat elektronik. Pembentukan folder sesuai dengan panduan yang telah ditetapkan organisasi agar memudahkan pegawai yang berkepentingan. Hal ini untuk memudahkan temu kembali rekod dan pemberkasan surat elektronik melalui database atau server yang ada di organisasi tersebut.

Distribusi selain surat elektronik bisa juga dilakukan melalui jenis lain misalkan instant messenger, media sosial, dan perangkat lunak lainnya. Seringkali perjanjian awal dilakukan melalui media tersebut. Adapun media seperti blog, wikis, forum melalui internet seringkali digunakan untuk mengetahui sejauhmana respon pihak lain atas suatu produk atau pencapaian kinerja suatu organisasi yang sekiranya membantu dalam merumuskan kebijkan di masa mendatang. Untuk itu, perlu dipertimbangkan apakah akan dikelola oleh pengelola rekod atau tidak.

Sarana distribusi lainnya adalah intranet. Biasanya digunakan rekod yang berkaitan dengan rekod internal seperti panduan, manual, prosedur, dokumen referensi, direktori personil, dan korespondensi yang berkaitan dengan aktiftas tertentu.

Salah satu sarana lainnya untuk distribusi dan penggunaan rekod yang ada di dalam organisasi melalui membuka akses folder yang dapat diakses oleh setiap pegawai atau beberapa pegawai berkaitan dengan aktifitas tertentu. Ada yang terpusat dikelola dalam suatu server ada pula yang berdiri sendiri. Hal ini sesuai dengan kemampuan dan budaya yang ada dalam organisasi tersebut.

Fase ketiga dari siklus hidup rekod adalah pemeliharaan terhadap rekod (maintenance). Pada fase ini sudah mulai ditentukan jadwal retensi rekod. Pemeliharaan rekod pada rekod elektronik secara reguler mengikuti jadwal rentensi apakah suatu rekod masih terus disimpan atau dikeluarkan dari penyimpanan rekod.

Fase ini berkaitan dengan pemindahan rekod dan folder dari satu tempat ke tempat yang lain sesuai dengan panduan atau kebijakan yang telah ditentukan. Misalkan memindahkan rekod elektronik yang telah berusia satu tahun ke folder yang lain atau ke server organisasi. Seringkali dalam praktek sehari-hari dikenal dengan nama back-up data komputer. Di sini lah baru terlihat betapa penting penamaan rekod dan folder ketika rekod dan folder dipindahkan ke satu tempat atau server. Apabila ada orang-orang yang tidak menempatkan sesuatu dengan panduan organisasi tersebut maka akan menyulitkan pengelola rekod dalam mempersiapkan temu kembali rekod. Atau bahkan ada pula yang bertabrakan karena adanya penamaan rekod atau folder yang sama.

Fase keempat adalah fase penempatan (disposition). Fase ini memiliki beberapa metode berkaitan dengan rekod elektronik. Metode pertama yang dapat dilakukan, yaitu migrasi data. Migrasi data digunakan untuk mengkopi folder dan rekod ke dalam media baru sesuai dengan perkembangan zaman. Pada era tahun 1980-an banyak rekod di simpan dalam floopy disk. Namun, saat ini boleh dikatakan tidak lagi tersedia. Untuk itu, rekod yang ada dalam flopy disk dipindahkan lagi ke dalam tempat lain, misalkan hard disk tersendiri dalam suatu server. Untuk itu, pengelola rekod harus terus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi, khususnya perangkat lunak dan perangkat keras agar rekod yang disimpan dapat selalu bisa dibaca oleh manusia.

Fase ini juga memutuskan apakah suatu rekod disimpan secara permanen atau jangka panjang atau dikeluarkan dari pangkalan data. Rekod yang sudah diputuskan untuk dikeluarkan dari database, maka perlu dipastikan jangan sampai ada jejak yang tersisa yang memungkinkan seseorang menemukan rekod yang sudah dihapus tersebut.

Secara umum, pengelolaan rekod elektronik berdasarkan teori daur hidup rekod memiliki beberapa kesamaan langkah walau terdapat perbedaan pula, khususnya dalam hal penanganannya. Penamaan rekod pada awal penciptaan suatu dokumen menjadi suatu hal yang sangat penting, termasuk penamaan folder dan peletakan rekod dalam suatu rekod. Hal ini dikarenakan folder dianalogikan sebagai suatu berkas.

F.       Kedudukan Rekod Elektronik dalam Model Continuum

Konsep tentang continuum model menurut Sulistyo (2003) berangkat dari permasalahan mengenai adanya kelemahan model siklus hidup arsip yang tidak membahas mengenai kebutuhan terhadap sebuah sistem desain yang sekiranya dapat menampung arsip dinamis yang memiliki nilai secara berkelanjutan. Hal ini ketika melihat alur hidup arsip ketika tahap pemusnahan. Padahal, ketika suatu rekod menjadi arsip ternyata arsip tersebut tetap digunakan sebagai memori kolektif masyarakat.

Konsep model continuum menurut McKemmish (2010) meliputi rekod yang memiliki nilai berkelanjutan (arsip) dan rekod dalam berbagai bentuk. Ide continuum merupakan tantangan untuk memahami perbedaan arsip dari rekod pada basis seleksi untuk preservasi permanen dalam pemeliharaan arsip dan definisi rekod sebagai artefak fisik dalam istilah format atau media. Mengadopsi keberagaman informasi rekod, pemikiran tentang continuum berdasarkan karakter rekod sebagai logical objects, termasuk aliran khusus mengenai informasi rekod terdiri atas jejak dokumentasi aktivitas sosial dan organisasi. Rekod merupakan akumulasi dan pengelolaan proses pencatatan dan pengarsipan sebagai rekod, arsip dan kearsipan.

Mutero (2011) berpendapat bahwa continuum model menekankan penggunaannya untuk transaksional, pembuktian, dan tujuan memori, dan menyatukan pendekatan untuk pengarsipan/ pencatatan, apakah catatan disimpan untuk sepersekian detik atau milenium. Continuum model memandang pada apa yang ada dalam catatan bukan fisiknya, apakah itu kertas atau bentuk elektronik. Continuum model menekankan pada kebutuhan untuk mengintegrasikan pencatatan ke dalam bisnis dan sosial sebagai suatu proses dan tujuan. Continuum model memandang ilmu arsip adalah dasar untuk pengetahuan terorganisir.

Rekod continuum model menurut Kennedy (1998) fokus kepada manajemen rekod sebagai keberlanjutan proses yang meliputi penciptaan rekod. Hal ini terlihat kebutuhan untuk mengelola rekod dari perspektif aktivitas sebagai suatu dokumen, daripada visualisasi tahap yang berturut-turut yang menjadi perhatian dari analogi pada model life cycle. Hal ini terlihat pengelolaan rekod di sebagai penjelasan atas pertanyaan  apa yang dibutuhkan dalam menangkap rekod di dalam menyediakan bukti atas aktivitas, apa sistem dan peraturan yang dibutuhkan untuk menentukan rekod tersebut dipelihara, berapa lama rekod tersebut perlu disimpan sebagai kepentingan usaha dan berbagai persyaratan lain, bagaimana mereka disimpan dan siapa yang dapat mengakses rekod tersebut.

Seluruh transaksi dapat ditinggal sebagai jejak arsip. Dokumen menjadi rekod ketika dokumen tersebut disimpan dan dikelola oleh record center dan depo arsip. Ke depan bisnis yang cepat dan konteks sosial yang menyuarakan rekod mereka diubah ke dalam sebuah korporat atau personal arsip oleh rekord center dan proses pengarsipan ke dalam framework yang untuk aktivitas sosial dan bisnis dan fungsi dari organisasi, grup atau individual dan dikelola oleh mereka dengan cara yang memungkinkan berfungsi sebagai individu, grup atau ingatan kolektif. Rekod center dan unit kearsipan merubah arsip individu atau korporat melalui “placing” ke arsip yang lebih luas yang memungkinkan berfungsi sebagai memori koleksi yang dapat diakses.

Rekod continuum model merupakan panduan konseptual untuk membangun program dan kebijakan kearsipan. Dimensi pada model continuum memggambarkan perspektif pengelolaan dokumen yang memberikan pertimbangan antara manajer rekod dan arsiparis. Lintas Continuum records mungkin akses secara fisik (misalkan file kertas lokal) atau virtual (dalam bentuk teknologi digital), dan berlokasi di tempat individu, grup, organisasi atau inter organisasi atau komunitas yang lebih luas. 4 dimensi pada continuum model, yaitu:

Dimensi pertama – rekod atas aktivitas bisnis diciptakan sebagai bagian dari proses komunikasi bisnis melalui organisasi, seperti melalui email, software manajemen dokumen, atau aplikasi software lainnya.

Dimensi kedua  -  rekod yang telah diciptakan atau diterima dalam organisasi diberi label dengan informasi dalam bentuk metadata mengenai rekod tersebut, termasuk bagaimana rekod tersebut berhubungan dengan rekod yang lain.

Dimensi ketiga – rekod sebagai bagian dari sistem formal untuk penyimpanan dan penelusuran yang merupakan memori korporasi organisasi.

Dimensi keempat  -  rekod tertentu yang dibutuhkan untuk tujuan akuntabilitas publik (misalkan oleh hukum perusahaan) atau bentuk lain atas memori kolektif sebagai bagian sistem kearsipan yang lebih luas yang meliputi  rekod dari jajaran organisasi.

Lebih lanjut, McKemmish (2010) memaparkan dimensi pertama adalah “create”  yang menggambarkan tempat dalam seluruh kejadian, termasuk representasi aksi dalam dokumen. Dimensi ini tempat perspektif atas suatu pembentukan, mungkin berwujud dalam berbagai versi atau sebagai ekspresi tersendiri. Dokumen memiliki potensi untuk berpindah dari tempat penciptaan, tetapi berpotensi timbul- seluruh elemen yang diperlukan sebagai kesukaran saat ini tetapi tidak secara eksplisit. Sampai ada hubungan yang jelas, dokumen tidak dapat dikelola sebagai rekod.

Awal pencatatan sebagai ingatan  (robustness) terjadi dengan transisi ke dalam dimensi kedua, “capture” ketika dokumen dikomunikasikan atau terhubung sebagai bentuk hubungan satu sama lain dengan dokumen lain, sebagai urutan atas suatu tindakan/peristiwa. Dengan karakteristik yang berasal dari demensi kedua, rekod membuktikan suatu kegiatan/tindakan dan dapat didistribusikan, diakses dan dimengerti oleh yang terlibat/bersangkutan dalam aktivitas bisnis. Transisi ke dimensi kedua dapat secara formal atau informal,  mungkin terlibat dalam tindakan secara sengaja pada registrasi disuatu sistem organisasi, atau mungkin mendapat perhatian yang digambarkan melalui tempat atau grup. Kontekstualisasi elemen metada dapat ditambahkan dan rekod dapat sebagai referensi atau diambil oleh orang lain. Dimensi pertama dan kedua dapat menjadi ingatan sebagai zona kesegeraan atas interaksi dan pencatatan atas aksi atau peristiwa.

Dimensi ketiga, “organize”, mempresentasikan pengumpulan atas individu dalam hal  rangkaian aksi/peristiwa/kegiatan, menyimpan rekod dengan elemen-elemen eksplisit yang dibutuhkan untuk menjamin ketersediaan setiap saat dan kebutuhan di masa mendatang untuk suatu kegiatan. Rekod bergabung dengan rekod lainnya yang diperoleh dari berbagai rangkaian kegiatan dengan berbagai tujuan. Hal ini menjadi dimensi “archive” atau “fonds” (sayang), keseluruhan yang masih ada atau potensial, seluruh rekod pada organisasi atau individu diakumulasikan sebagai memori organisasi atau personal. Pada level implementasi, ini merupakan dimensi pembentukan kebijakan atau peraturan yang akan mempengaruhi dimensi “create” dan “capture”.

Dimensi ke empat adalah “pluralize” yang menggambarkan perspektif lembaga/masyarakat pada tata kearsipan-budaya, legal, dan regulasi yang mempengaruhi tata kearsipan, yang hal ini berbeda untuk setiap masyarakat dan setiap periode. Tata kearsipan tidak terjadi di tengah kekosongan sosial, kultural,atau politik. Lingkungan eksternal tata kearsipan kepada tempat spesifik locus atas dokumen tersebut dikeluarkan, dan sebagai memori dan bukti paradigma atas fakta waktu dan tempat, secara kritis menentukan alam atas rekod. Keempat dimensi mempersembahkan kapasitas suatu rekod untuk eksis dimasa depan sebagai batas entitas penciptaan, bertemu kebutuhan meliputi peristiwa timbulnya penciptaan rekod, capture, dan pengorganisasian. Proses pluralisasi rekod dapat ditimbang, akses dan analisa dimasa yang akan datang oleh organisasi atau kehidupan individual, untuk akuntabilitas eksternal dan ingatan di dalam waktu dan tempat.

Berbeda dengan analogi life cycle, karena perkembangan teknologi informasi, praktek pada pengoperasiannya melalui dimensi memungkinkan  penempatan secara simultan. Metadata mungkin dapat ditambahkan secara otomatis, atau melalui input manusia. Label Metadata dibutuhkan untuk dokumen yang menjadi persyaratan dapat dimasukan dalam point penciptaan, atau point berikutnya yang dalam hal ini termasuk pula kendala teknologi.

Dalam hal ini Kennedy (1998) memberikan contoh penerapan rekod continuum model pada suatu perusahaan farmasi mendaftarkan produknya melalui perusahaan  internasional dan nasional. Untuk melakukan hal ini perlu pengelolaan seluruh dokumen tersebut mulai dari tahap penelitian dimulai. Untuk hal itu perlu link antar dokumen yang diciptakan oleh grup-grup kerja, mengorganisasi rekod dalam berbagai level perusahaan, dan menyerahkan kepada mereka ke berbagai variasi organisasi, sebagai regulator proses registrasi produk tersebut di berbagai negara yang berbeda. Pengawasan atas pengarsipan dibutuhkan untuk digabung dalam proses penciptaan dokumen dari awalnya. Hal itu selalu dibutuhkan dalam keberlanjutan untuk perusahaan dan atau organisasi lainnya yang terlibat dalam proses penambahan metadata yang saling berhubungan bersama atas akuntabilitas dokumen  atas setiap tingkatan kritis dalam pengembangan, marketing dan penggunaan produk, misalkan ujicoba klinis dan persetujuan produk.

Tantangan pekerja tata Kearsipan  yaitu untuk memikirkan tata kearsipan dan proses kearsipan sebagai kegiatan yang terus berulang dengan memberikan karakteristik mengenai tata kearsipan pada setiap obyek, dalam berbagai format, yang dibutuhkan agar berfungsi sebagai rekod sebagai bukti atau rekod sebagai memori.

G.      Penutup

Pengertian rekod elektronik menjadi pertanyaan untuk beberapa kalangan apakah istilah rekod elektronik terbatas pada rekod yang proses penciptaan dan pendistribusiannya sudah dalam bentuk elektronik, misalkan surat elektronik (e-mail), atau termasuk pula rekod fisik yang kemudian dialih mediakan menjadi elektronik, misalkan dokumen tercetak kemudian di-scan atau difoto sehingga menjadi dokumen elektronik.

Penulis berpendapat bahwa rekod elektronik merupakan rekod yang untuk membaca informasi yang terkandung di dalam rekod elektronik tersebut membutuhkan media elektronik agar dapat membacanya. Adapun rekod yang dari pembentukannya menggunakan perangkat elekronik seperti surat elektronik (e-mail), rekaman suara atau film menggunakan perekam digital, maka rekod tersebut dikategorikan dengan rekod digital. Rekod digital merupakan bagian dari rekod elektronik. Dengan demikian, rekod elektronik dapat berupa rekod yang dialih mediakan dalam bentuk elektronik, misalkan alih media dalam bentuk mikro, bentuk dalam format pita magnetik seperti kaset atau pita film, bentuk yang terbacakan dengan komputer, misalkan dalam format pdf. , maupun rekod yang dari pembentukannya secara digital.

Daftar Pustaka

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. 2011. Modul-Modul Pengelolaan Arsip, Jakarta.

Budiman, Muhammad Rosyid. 2009. Dasar pengelolaan arsip elektronik, Yogyakarta, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.

Indonesia. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. 2012. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan.

Indonesia. Undang-Undang. 2008. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Kennedy, Jay dan Schauder, Cherryl. 1998.  Records Management: A Guide to corporate record keeping, 2nd edition, Melbourne, Addison Wesley Longman.

McKemmish, Sue; Upward, Franklyn Herbert dan Reed, Barbara. 2010. Records continuum model, Encyclopedia of Library and Information sciences, third ed., Sydney, Taylor & Francis.

McLeod, Julie dan Hare, Catherine. 2005. Managing electronic records, London, Facet Publishing.

Mutero, Etiwel. 2011. The records life-circle and continuum concerpts. http://recordsandarchives.wordpress.com/2011/07/14/the-records-life-circle-and-continuum-concerpts/

Read, Judith dan Ginn, Mary Lea. 2011. Records management, 9th ed., Mason, South-Western Cengage Learning.

Saffady, William. 2009. Managing electronic records, 4th ed., New York, Neal-Schuman Publishers.

Sugiharto, Dhani. 2010. Penyelematan informasi dokumen/arsip di era teknologi digital, Baca, vol.31, No.1, Agustus 2010, hal.51 - 64

Sulistyo Basuki. 2003. Manajemen arsip dinamis, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama.